Det er viktig at alle arrangører setter seg inn i rammer og vilkår for deltagelse på Kulturnatt. Det skal sikre et godt samarbeid mellom Kulturnatt og arrangørene, og gi publikum et oversiktlig og helhetlig arrangement.
Kulturnatt har som formål å gi byens befolkning en helaften med smakebiter fra Trondheims mangfoldige kulturliv. En kveld for oppdagelse og unike opplevelser på kjente og ukjente arenaer.
Kulturnatt Trondheim arrangeres 14. september 2018, kl 16:00-02:00. Tidspunkt for ditt arrangement er valgfritt innenfor denne tidsrammen. Antall arrangement eller repeterede arrange- ment er også valgfritt.
Påmeldingen til Kulturnatt er to-delt og tilgjengelig på www.kulturnatt-trondheim.no.
Del 1 – Påmelding
Utfylling av et enkelt påmeldingsskjema. Korte beskrivelser av eventuelle samarbeid eller ønsker om samarbeid med andre arrangører, kulturaktører, lokaler og eller andre bidragsyter.
Del 2 – Innhold til markedsføring
Detaljert informasjon om arrangementene som skal inn i den trykte programguiden. Skjema til del 2 blir tilgjengelig i slutten av mai 2018. Siste frist for innsending av del 2 er 20. august. Etter 20. august kan ikke Kulturnatt garantere at arrangementet blir med i den trykte guiden, men det er fortsatt mulighet å henge seg på den digitale markedsføringen.
Hvert arrangement må ha en ansvarlig arrangør og kontaktperson. Arrangør kan representere en organisasjon, forening, butikk, scene m.m. Som arrangør er du ansvarlig for:
Alle arrangement på Kulturnatt skal ha hovedfokus på et eller flere kulturelle uttrykk. For eksempel: Musikk, kunst, håndverk, mat, utsmykning, historie, arkitektur, flerkultur, samfunn, dans, sport, teater, oppvisning, litteratur, film, foto, workshops m.m. Tilbud og kommersielle salgsaktiviteter er ikke kulturarrangementer.
Hver ansvarlig arrangør betaler en deltakeravgift på kroner 1000 eks. mva for å delta på Kulturnatt. Deltakeravgiften dekker en felles markedsføringspakke og utstyr til utlån. Faktura blir sendt ut per mail etter at del 2 av påmeldingsskjemaet er fylt ut. Er man flere medarrangører avtaler man seg i mellom hvordan deltakeravgiften eventuelt deles opp.
Arrangement på Kulturnatt skal ha fri adgang for publikum. Det kan gjøres unntak, men dette krever at ordinærpris reduseres betydelig og kan formidles som Kulturnatt-pris. Kulturnatt skal varsles for godkjenning av unntak, dette kan gjøres gjennom utfylling av del 2 av påmeldingen. Arrangement hvor bespisning på restaurant eller kafé er en del av arrangementet, trenger ingen forhåndsgodkjenning.
Holder arrangementet ditt begrenset med plasser kan du benytte bookingløsninger. Forhåndsbookinger til et arrangement skal starte tidligst 1. september og senest mandag 10. september. Booking av bord på restaurant er unntak. Alle arrangement som skal ha forhåndsbooking skal varsle Kulturnatt om dette på Del 2 av innmedingen.
Kulturnatt gjør en overordnet markedsføring av festivalen i utvalgte kanaler. Det er arrangørenes ansvar å gi Kulturnatt tilstrekkelig og korrekt informasjon om sine arrangementer til markeds- føring. Dette gjøres ved grundig utfylling av påmeldingsskjema og samt registrere arrange- mentene på www.trdevents.no.
Ved salg av matvarer utenfor godkjent kjøkken må arrangør sørge for nødvendige tillatelser hos Mattilsynet.
Skjenkebevilling
Servering/salg av alkohol i forbindelse med et arrangement skal følge alkoholloven og ansvarlig arrangør må innhente nødvendig bevilling fra skjenkeetaten.
Ønsker du å ha ditt arrangement i et av byens åpne byrom skal dette søkes om til Midtbyen Management. Send inn en søknad så raskt som mulig for å reservere byrommet til ditt arrangement. Midtbyen Management vil veilede deg gjennom prosessen. Se www.midtbyen.no.
Er arrangementet ditt i et byrom eller på offentlig sted skal det være rolig etter kl. 23:00.
Arrangør er selv ansvarlig for å overholde regler og sikkerhetstiltak knyttet til det stedet eller lokalet de holder sitt arrangement. For eksmepel begrensninger knyttet til publikumskapasitet, køordninger, støynivå, forsøpling og alkohol- loven. Som arrangør er du ansvarlig for sikkerheten til publikum på ditt arrangement.
Alle arrangører er ansvarlig for å rydde opp etter eget arrangement. Ligger det igjen søppel eller andre gjenstander vil arrangør bli fakturert for bortkjøring av dette.
Vi oppfordrer alle arrangører til å svare på evalueringsskjema som blir sendt ut på mail i etterkant av Kulturnatt. Det vil blant annet bli spurt om antall besøkende på ditt arrangement.
Kulturnatt har anledning til å avvise påmeldinger fra arrangører som ikke overholder rammer og vilkår for Kulturnatt.
