Reglement og vilkår

Det er viktig at alle arrangører setter seg inn i rammer og vilkår for deltagelse på Kulturnatt. Det skal sikre et godt samarbeid mellom Kulturnatt og arrangørene, og gi publikum et oversiktlig og helhetlig arrangement.

Formål

Kulturnatt har som formål å gi byens befolkning en helaften med smakebiter fra Trondheims mangfoldige kulturliv. En kveld for oppdagelse og unike opplevelser på kjente og ukjente arenaer.

Deltakeravgift arrangør

Det er gratis å melde seg på og være del av Kulturnattparaplyen i år!

Tidspunkt

Kulturnatt Trondheim arrangeres 15. september 2023, kl 15:00-00:00. Tidspunkt for ditt arrangement er valgfritt innenfor denne tidsrammen. Antall arrangement eller repeterende arrangement er også valgfritt.

Påmelding

Påmeldingen åpner våren 2023 : påmeldingsskjema finner du her. ( Ta direkte kontakt med kulturnatt@midtbyen.no hvis du har spørsmål)

Kjekt å vite:

• Mai  – Påmeldingen åpner*
• Juni – Vi lanserer ny nettside og den oppdateres fortløpende
• August –  Vi følger opp påmeldingene og bistår der hvor det er behov

 Innhold til markedsføring

Markedsføringen for Kulturnatt Trondheim kjøres digitalt, i form av en solid lokal og regional markedsføringskampanje. Det er derfor ekstra viktig at du som har detaljene klare for ditt arrangement, sender oss detaljert informasjon til bruk i sosiale medier og på våre nettsider. Frist 26. august, – føres inn HER

Du må også lage eget Facebook/TRD.events arrangement som hektes på Kulturnatt 2023-paraplyen.

Slik oppretter du Facebook/TRD.event arrangement:  OPPSKRIFT (innen innen 29.august)

Ansvarlig arrangør

Hvert arrangement må ha en ansvarlig arrangør og kontaktperson. Arrangør kan representere en organisasjon, forening, butikk, scene m.m. Som arrangør er du ansvarlig for:

• Eget arrangement. Dette innebærer at krav fra myndigheter overholdes og at nødvendige tillatelser blir innhentet. (for eks. alkoholloven, lån av offentlig byrom, brannforskrifter o.l.)
• Å melde inn nødvendig informasjon om eget arrangment til Kulturnatt innen satte frister.
• Sikkerhet på eget arrangement.
• Tilbakelevering av eventuelt lånt utstyr senest tirsdag 20. september. Leveres ikke lånt utstyr tilbake innen fristen, vil du faktureres et erstatningsgebyr på kr 950.
• Opprydning etter eget arrangement.

Kulturarrangement

Alle arrangement på Kulturnatt skal ha hovedfokus på et eller flere kulturelle uttrykk. For eksempel: Musikk, kunst, håndverk, mat, utsmykning, historie, arkitektur, flerkultur, samfunn, dans, sport, teater, oppvisning, litteratur, film, foto, workshops m.m. Tilbud og kommersielle salgsaktiviteter er ikke kulturarrangementer.

Fri adgang

Arrangement på Kulturnatt skal ha fri adgang for publikum. Det kan gjøres unntak, men dette krever at ordinærpris reduseres betydelig og kan formidles som Kulturnatt-pris. Kulturnatt skal varsles for godkjenning av unntak, dette kan gjøres gjennom utfylling av del 2 av påmeldingen. Arrangement hvor bespisning på restaurant eller kafé er en del av arrangementet, trenger ingen forhåndsgodkjenning.

Forhåndsbooking

Hoopla(billettutsalg) tilbyr en (gratis) billettløsning som er tilpasset endrede behov under korona-situasjonen. Informasjon og innlogging/opprette ny bruker finner du HER

Holder arrangementet ditt begrenset med plasser kan du benytte bookingløsninger. Forhåndsbookinger til et arrangement skal starte tidligst 6. september og senest mandag 13. september. Booking av bord på restaurant er unntak. Alle arrangement som skal ha forhåndsbooking skal varsle Kulturnatt om dette på Del 2 av innmeldingen.

Markedsføring

Kulturnatt gjør en overordnet markedsføring av festivalen i utvalgte kanaler. Det er arrangørenes ansvar å gi Kulturnatt tilstrekkelig og korrekt informasjon om sine arrangementer til markedsføring. Dette gjøres ved grundig utfylling av påmeldingsskjema og samt registrere arrangementene på facebook/ www.trdevents.no.

Matservering

Ved salg av matvarer utenfor godkjent kjøkken må arrangør sørge for nødvendige tillatelser hos Mattilsynet.

Skjenkebevilling

Servering/salg av alkohol i forbindelse med et arrangement skal følge alkoholloven og ansvarlig arrangør må innhente nødvendig bevilling fra skjenkeetaten.

Bruk av åpne byrom

Ønsker du å ha ditt arrangement i et av byens åpne byrom skal dette søkes om til Midtbyen Management. Send inn en søknad så raskt som mulig for å reservere byrommet til ditt arrangement. Midtbyen Management vil veilede deg gjennom prosessen. Se Arrangørguide.

Lydnivå i åpne byrom

Er arrangementet ditt i et byrom eller på offentlig sted skal det være rolig etter kl. 23:00.

Sikkerhet

Arrangør er selv ansvarlig for å overholde regler og sikkerhetstiltak knyttet til det stedet eller lokalet de holder sitt arrangement. For eksempel begrensninger knyttet til publikumskapasitet, køordninger, støynivå, forsøpling og alkohol- loven. Som arrangør er du ansvarlig for sikkerheten til publikum på ditt arrangement.

Opprydding

Alle arrangører er ansvarlig for å rydde opp etter eget arrangement. Ligger det igjen søppel eller andre gjenstander vil arrangør bli fakturert for bortkjøring av dette.

Evaluering

Vi oppfordrer alle arrangører til å svare på evalueringsskjema som blir sendt ut på mail i etterkant av Kulturnatt. Det vil blant annet bli spurt om antall besøkende på ditt arrangement.

Kulturnatt har anledning til å avvise påmeldinger fra arrangører som ikke overholder rammer og vilkår for Kulturnatt.

Hvert år har Kulturnatt Trondheim vokst og i år vil den kanskje vokse litt ekstra i våre byhjerter. Bli med på å skape en minnerik helaften med et mangfold av kulturinnslag!